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【ビジネス利用】iPadを会議で使うと便利【オンラインもオフラインも】

2021年01月23日 2021年08月24日

たぐと申します。
web制作会社でプロデューサーをしています。

私はiPadを使うことが多いです。
常に自分専用のビジネスツールとして持ち歩いています。

今回は、webプロデューサーでヘビーユーザーの自分がiPadを会議で使う場合、どのように活用しているかを紹介します。

以前iPadをwebディレクターが持つメリットという話を紹介しましたが、今回は会議というシーンに絞って具体的に紹介できればと思います。

では早速いきましょう。

会議には紙の資料やノートを持っていかない。

会議の場に紙を持っていくことはありません。

対面の会議では、みなさん何を手元に持っていますか?
手帳や会議資料を印刷して持参される方が多いように思います。

私の場合、会議中持っているのは、

  1. Macbook Air
  2. iPad Pro + Apple Pencil
  3. ボールペン

この3つだけです。

「なんで紙を持ってないのにボールペン?」

と思われる方もいるかもしれません。

それは、会議の参加者から紙の資料を提供されることがあるからです。
あまり紙に書き込みたくはないのですが、さすがに会議の場で「ちょっとスキャンしますね。」とも言いづらいので、一旦はメモが必要な箇所については紙に書き込んで、あとでスキャンしてファイルサーバにアップします。

自分が進行役ではない場合、その会議の準備は、私の場合

  1. 会議のアジェンダを確認する
  2. 資料があれば見ておく。

くらいです。

資料を事前に印刷したり、ダウンロードしたり、ということはありません。
なくても大丈夫だからです。

資料が必要になったら、会社のファイルサーバからダウンロードして、Goodnotesで開き、Apple Pencilで書き込めば良いからです。
お客さんの会社に出向いて打ち合わせをするときも会社のファイルサーバにはVPNで接続できる状態です。なのでその会議の場所がどこであっても問題ありません。

会社専用のファイルサーバをお持ちでない方でも、ファイル管理をBOXやGoogle ドライブなどのクラウドサービスを利用すれば同じような運用が可能です。

つまり、「もしものことがあっても大丈夫」「これさえあればなんとかなる」という状況を作っているわけですね。

余談ですが・・・
たまにお客さんとwebサイトリニューアルの打ち合わせをするとき、紙の資料をぶ厚いバインダーに挟んで参加される方が、かなりの確率でいらっしゃるのですが、ありがたいと思う反面、デジタルで持っておいた方が楽なのに・・・と思うことが多いです。

会議でのiPadの便利な使い方

では、実際に会議がスタートしたらどうでしょう。
私の場合、主なiPadの用途としては次のような感じです。

  • 1. サブディスプレイとして
  • 2. webサイトのビューワーとして
  • 3. 手書きノートとして
  • 4. ファイルビューワーとして
  • 5. 会議の音声レコーダーとして
  • 6. web会議専用アプリとして

上記の通りなのですがもう少しそれぞれについて具体的にお話します。

1. サブディスプレイとして

iPadは、Macのサブディスプレイとして使うことができます。
Apple的には「Sidecar」という名称でこの機能を呼んでますね。

共通のWi-fiに繋がっており、比較的に新しめのMac、iPadでないと対応していない、ということはありますが、とても便利な機能です。

対応している端末については以下Appleのサポートサイトをご覧ください。
Sidecar で iPad を Mac の 2 台目のディスプレイとして使う – Apple サポート

iPadなので決して大きな画面ではないですが、
自分が操作している画面そのものを参加者に見せることができます。

資料をプロジェクターに映して会議をすることがあると思うのですが、それと同じ感覚です。

2. webサイトのビューワーとして

私はweb制作会社のプロデューサーなので、
会議中に、webサイトの閲覧をすることが多々あります。

  • クライアント企業のコーポレートサイト
  • デザインの参考になりそうなwebサイト

とか。

自分の手元のPCのブラウザでwebサイトを表示させ、それをクルッと回して会議の参加者に見せると、自分がPCの画面を見れなくなってしまいます。

操作して
見せて
操作して
見せて・・・

の繰り返し。

そのような時は、iPadを自分と会議参加者の間において、PCでの操作とiPadの表示を切り分けて考えると良いです。

iPadはwebサイト閲覧専用のビューワーとして機能させてもよいですし、前述のディスプレイ共有機能(Sidecar)を使って、画面共有しながら、webサイトを閲覧する、ということでも良いと思います。

3. 手書きノートとして

会議の議事録はMacbook Airのノートアプリで取ります。
会議中に手書きでテキストを書くということはありません。

ただ、会話をしながら、ちょっと図示した方がわかりやすいな、と思うことがあります。

そういうときに

「ちょっと待って」

と伝えて、

「つまり、こういうことっす」

って概念図的なものを書いて示すことがあります。
少人数の会議などでは結構有効ですね。

対面の会議の場だけではなく、web会議の場においてもiPadの画面共有ができますので、オンラインでも使えます。

ZOOMでiPadの手書きノート画面を共有する方法
ZOOMでiPadの手書きノート画面を共有する方法はシンプルです。
iPadのZOOMの画面で「画面共有」をタップをして「ホワイトボード」を選択するだけです。その画面はApple Pencilに対応していますので自由にフリーハンドで書き込むことができます。

利用アプリ
Goodnotes5
ZOOM

4. ファイルビューワーとして

先ほどお話した、会議の場に紙の資料は持っていかない、という話です。

資料が必要になったら、会社のファイルサーバからダウンロードして、Goodnotesで開き、Apple Pencilで書き込みます。

ちなみに、ファイルのビューアーとして使う場合、そのファイルフォーマットはだいたいPDFファイルであることが多いです。PowerpointやExcelなど、ファイルフォーマットによっては、閲覧できない。表示が崩れる、ということはあるので、その点はご注意ください。

会社のファイルサーバはSMBというプロトコルで接続します。
理由はよくわからないのですが、Macで外出先からSMBでファイルサーバに接続しようとすると、すごく時間がかかるのですよね。
しかし、iPadのアプリから接続すると一瞬でつながります。これはMacの側を改善してもらいたいというのが本音ではあるものの、iPadなら、ファイルサーバへのアクセスにストレスが無い、ということも、会議のときにファイルのビューワーとしてiPadを使っている理由の1つでもあります。

利用アプリ
FE File Explorer Pro

5. 会議の音声レコーダーとして

自分が会議の進行役で、会議の議事録を取れない、という場合、
iPadのボイスメモアプリを使って会議の様子を録音させてもらうことがあります。

iPhoneでも市販のボイスレコーダーでも良いのですけどね。
ただ、iPhoneはいろんな通知が入ってきたりするし、会議のたびにそのオンオフ設定するのも面倒なので、手元にあるiPadで「これで録音させていただきますね」とお願いをし、会議後、よく聞き取れないことなどがあったら、録音を聞いて議事録を整理したりすることがあります。

iPadもiPhoneもマイク機能は優秀で、それなりに細かい音も拾ってくれます。
以前は、専用のボイスレコーダーじゃないとって思ってましたが、今はそんなことないです。

利用アプリ
ボイスメモ(標準アプリ)

6. web会議専用アプリとして

最近はweb会議の機会も増えていると思います。
しかし、web会議って大きいディスプレイがある自分のデスクから移動し、ノートPCだけで行うことって多いと思うのです。

でもノートPCの画面の大きさって、13インチ、大きくても16インチ程度。
それにビデオ会議のアプリを表示したら、その他に画面に表示できるものは無いという状態になりがちです。

そういう場合は、web会議に接続するのはiPadのアプリから、とするのは1つの解決策です。

iPadのマイク、インカメラは優秀です。
議事録を取ったり、資料を調べたり、ということは会議中それなりに多いと思いますが、そういう作業の画面スペースを確保するのにweb会議の機能そのものをiPadに委ねてしまうのです。

ただ、自分が会議のホストで、画面共有をする立場である場合にはあまりお勧めできません。

利用アプリ
ZOOM
Slack
Cisco Webex
Teams

オンライン、オフライン問わずiPadは会議をサポートする便利アイテム。

今回は、iPadを会議の時に使うと色々便利ですよ、というお話をしました。
特に会議の場においては、参加の度に紙の資料を準備する必要がなくなったというのは個人的にとても大きな変化です。

また、ファイルのビューアー、web会議専用アプリとして使うことで、手元のPCの利用の幅が広がるというメリットも大きいところです。

iPadはオンライン、オフライン問わず会議をサポートする便利アイテムと言えると思います。