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Notionで提案書の下書きをしたら超効率的だった。

2022年01月04日 2022年01月07日

つい最近Webサイトリニューアルのコンペに参加してプレゼンテーションを行いました。

その際、少し提案書を作るステップを工夫してみたんですよね。

そのやり方がかなり効率的だなと感じたので紹介しようと思います。

Notionで提案書の下書きをする。

結論としては、

Notionで下書きする

ということです。

Notionはwebサイトみたいな階層構造を作れます。

Notionで下書きする一番のメリットは、複数ページを階層化して整理できることです。

Notionならwebサイトのようにページの下にページをぶら下げられます。

webサイトだと、トップページが一番頭にあって、そこに従属する形で 会社情報、製品情報、採用情報、IR情報、事例紹介 というコンテンツがぶらさがりますよね。そんな感じです。

Notionでも同様の整理ができるのです。

トップページがあって、そこに従属する形で

  1. 要件整理
  2. 課題
  3. 分析データ
  4. リニューアル方針
  5. 具体施策
  6. プロジェクト進行
  7. お見積

このような項目をページとしてぶら下げることができるわけです。

それがあることで次のようなメリットがあります。

  • 情報の重複確認がしやすい。
  • 提案依頼されている内容の抜け漏れ確認がしやすい。
  • 提案書を書く際の訴求ポイントを明確にしやすい。
  • ストーリーの流れを整理しやすい。

調査や分析は必要。

そうは言っても調査や下準備は必要です。 いきなりNotionでページを作っても何も進みませんのでその点はご注意ください。

  1. クライアント理解
  2. 調査(ログデータ、競合、ホワイトペーパー等)
  3. 課題やゴールの設定
  4. 解決法、施策の整理

ここまでやってからようやく提案書の下書きを開始する感じです。

具体的な整理イメージ

調査・分析が十分できたら、提案書の項目を一覧で作成しましょう。

イメージ的には次のような感じです。 提案書の項目は、まずは一覧で書き出してしまいます。

その後、それぞれをページ化していくイメージです。 これをすると

  • 伝えることに過不足がないか?
  • 話の繋がりに違和感がないか?
  • 伝えたいポイントが明確か?

のチェックが格段にやりやすくなります。

新要素「トグル見出し」も活用を。

ページの階層化が出来ることもそうですが、見出しをトグル化できることもメリットになります。

例えば、以下のような表示があったとします。

この「保守管理」「制作管理」の部分に左に右向きの三角が表示されていますが、この三角形をクリックすると・・・・

こんな感じで、開閉させることもできます。 これは、新たに追加された「トグル見出し(Toggle heading)」という要素で、H1、H2、H3に設定した見出し配下の内容を、格納(非表示)出来る要素です。

これをすることで、説明が長い部分は一旦非表示にしておけるので、情報迷子になることを避けられます。

コールアウトでポイントを明確にする。

コールアウトの利用についてもう少し補足します。

  • 特に伝えたいまとめのメッセージ→電球アイコン
  • お断り→エクスクラメーションマークアイコン

をつけておくと後で清書するときにまとめやすくなります。

イメージ(画像)を入れるのは最後。

ちなみにNotionで提案書を整理する際、イメージ・説明図的なものはここでは入れません。

まずテキストで整理した上で、テキストでは説明しきれないと思われるものについて図解を入れる感じです。

これ結構大事です。

この順番でやらないと、逆にわかりにくい図解説明がごちゃごちゃ増えてしまいます。

端的にテキスト説明できるものならそうするべきです。

提案書の各ページを整理するコツ

基本的には

  • ページタイトルになるh1
  • 見出しになるh2、h3(トグル見出し含む)
  • コールアウト(アイコン付きのカード状のテキストボックス)
  • リスト

を使うのが効率的だと思います。

手書き、テキストエディタ、ホワイトボードでポストイット・・・柔軟に使い分ければいい。

もちろん、Notionだけにこだわる必要もないと思います。

複数人でのアイデア出しをするのに、ホワイトボードを使うこともあるでしょうし、一旦はテキストエディタにポイントを書き出す方が性に合っているという方もいるでしょう。

Notionで提案書の下書きをすると効率が格段にあがります。

結論の繰り返しですが、Notionで提案書の下書きをすると効率が格段にあがります。

その理由として最も大きいことは、ページを階層化して管理できることです。

それがあることで、以下のようなメリットを受けやすいです。

  • 情報の重複確認がしやすい。
  • 提案依頼されている内容の抜け漏れ確認がしやすい。
  • 提案書を書く際の訴求ポイントを明確にしやすい。

結果として、情報が整理され、煩雑になることを避けられます。 長い提案書になると、80ページ、100ページになることも多く、伝えるべきことがなんなのか、本当に伝えられているのか、という検証が難しくなるのです。

そこを避ける確率をNotionで高められると感じています。

よろしければ参考にしてもらえるとありがたいです。ではでは。