ガジェットやアプリの紹介/webディレクター向けのナレッジを発信するブログです。

紙は使わない。ノートやメモをデジタル化するメリット。【クラウド保存】

2020年12月26日 2021年01月04日

たぐと申します。
東京のweb制作会社でプロデューサーをしています。

みなさん、何かメモをとる必要が出てきたときどのようにしているでしょうか。

多くの人は、紙のノート、パソコンのノートアプリ、付箋、手帳など、様々なものを用途や状況に応じて使い分けているのではないでしょうか。

用途を明確に使い分けられていればそれでもよいかもしれません。

しかし、実際は、自分が書いたメモを後日になって振り返りたいとなったときに、それが見つからない、思い出せない。
メモはそのメモを取った時だけ存在しており、その後は忘却の彼方、、ということはないでしょうか。

今回は、そういう状況にならない、あとで振り返りが確実にできるノートの取り方についてまとめたいと思います。

私は、webプロデューサーとして、打ち合わせや、電話メモ、頭の整理など、「書く」というシチュエーションが非常に多く、その経験踏まえて書かせていただきます。

紙のノートはやめて、ノートは全部デジタル化しよう。

早速結論です。
紙のノートはやめて、ノートは全部デジタル化しよう。
という話です。

デジタル化するとなっても、大きく2つの方向性があります。

  1. テキストのメモ
  2. 手書きのメモ

この2つです。

メモをデジタル化するといっても、すべてがキーボードから「テキスト」で打ち込める情報とは限りません。

図を書きたいこともあれば、既存の資料に書き込みたいことだってあるでしょう。
なので、「手書き」と「テキスト」この2つは分けて考えた方がベターです。

パソコン、タブレット、スマホのユニバーサルアプリでクラウド同期する。

では、何を使ってデジタル化するか?
今は、パソコン、タブレット、スマホという3種の神器があります。
これを使わない手はないです。

使うのは次のアプリ

テキストノートの場合 → Bear
手書きノートの場合 → Goodnotes

です。

BearもGoodnotesもユニバーサルアプリです。
ユニバーサルアプリとは?

パソコン、タブレット、スマホ、いずれかでアプリを購入すれば、
パソコン、タブレット、スマホ、どのデバイスでもそのアプリを使うことが可能になるということです。

Goodnotesなど、昔は、スマホ用のアプリ、タブレット用のアプリが別々で購入する必要があったのですが、今は、例えばスマホ用のアプリを1つ買えば、PC、タブレットでも無償でインストール出来ます。

便利ですね。

では、アプリを購入、インストールしたとして・・・
何が良くなるのか?

それは、この3つのデバイスで保存したノートがクラウド同期されることです。

クラウド同期とは?
要は、インターネットに繋がった雲の上のデータ保存領域に格納され、それは、

家にいても
会社にいても
電車に乗っていても

見たり編集することができるということです。

ノートを見たり編集する

時間
場所
デバイス

を問わない、ということです。

例えば、会社の打ち合わせでタブレットを使ってノートを保存したら・・
そのノートは、帰宅途中の電車の中でスマホで見ることができます。
家に帰ってからPCで追加編集することもできます。

こうすることでデータが散在しないわけです。

ノートは、PC、スマホ、タブレットそれぞれのデバイスの中に保存するのではなく、クラウドに保存し、同期する。
そうすることで、いつでもどこでもノートを参照することができるようになるのです。

「オンラインのクラウド上」で一括管理できるメリット。大きいですよね。

ちなみに私の使い分けは下記のような感じです。

  • オフィシャルな会議:Macbook
  • 社内スポットミーティング:iPad
  • ふとしたときのメモ書き:iPhone

テキストでノートを取る方法(Bearを利用)

テキストノートのBearですが、書いたメモにタグづけができます。

#blog/working

この部分ですね。ここは、

#blog

でも

#work

でも何でも良いです。

ここで

#blog/working

のように単語を「/」で区切ることで、タグ管理を階層構造化することができます。これが便利。

タグは一括名称変更や、一括削除もできるので、資料をフォルダ分けするような感覚で使うことができます。

こんな感じでタグをつけておくと、アプリのメニュー上で自動で分類された状態になります。

上でお見せした画像のサイドバー部分が、フォルダ階層のようになっているのが分かるかと思います。

競合アプリを何個か挙げておきます。
・標準のメモアプリ
・Ulysses
・iA Writer

手書きでノートを取る方法(Goodnotesを利用)

手書きのノートについてはどうでしょう。
タブレットを使うからには、ペンで書き込みたいですよね。

そのニーズに対しては、iPad+ApplePecilの組み合わせが最強だと思います。

特にGoodnotesは、入力に遅延がなく、普通に紙に書いているのと同じ感覚でメモを取ることができます。(ペーパーライクフィルムを貼っておく必要がありますが。)

紙を多く使うケースとしては、会議で配布された印刷物だと思います。
配布された資料であればしょうがないので、その紙の資料にメモを直接書き込みます。

ただ、配布された資料を後日の打ち合わせで使いたい時、私は配布された資料そのものは使わないです。

紙の資料を持ち帰ったら、さっさとPDF保存してしまいます。

そこは、会社の力を借ります。

会社のコピー機には、一括スキャンしたデータをPDF化できる機能を持ったものがあります。

それを使ってPDF化しておき、共有のファイルサーバにアップしておきます。

その資料が必要になったら、そのデータをPC版のGoodnotesアプリにドラッグアンドドロップしておきます。

すると、その資料はGoodnotesにクラウド保存された状態になります。

あとは、その状態でiPadを持って打ち合わせに臨み、iPadのGoodnotesアプリを開いて、ApplePencilで書き込む感じです。

この運用を始めてから、紙の使用は特に激減しましたね。

※Goodnotesの具体的な魅力については、また別の機会で紹介します。

競合アプリを何個か挙げておきます。
・NoteShelf
・Notability
・Metamojinote

タブレットがないのがネック?なら買おう。

パソコン、タブレット、スマホこの全部を持っていない、という人もいるかもです。

恐らく多く人は、スマホは持っているでしょう。タブレットが微妙なところかもですね。
パソコンもあると理想ですが、会社のパソコンを使うということでも良いです。

タブレット、、ここで言っているのはiPadな訳ですが、個人的には、今の時代持っていないのは、もったいないと思ってます。

ノートを取るだけでなく、映像、本、資料等の閲覧デバイスとしても優秀で、これまで分散していた体験を、このデバイス一つに集約することが出来ます。

Apple Pencil対応の無印iPadなら3.5万(税別)程度で買うことが出来ます。
Apple Pencilが1万くらいなので、合わせても5万(税別)程度。

そこまで高額でもないと思うのですけどね。
ここは、皆さんそれぞれの価値観によるので強く言えないですが、ノートを取る機会が多い人は後悔しないと思いますよ。

クラウド同期以外にもメリットたくさん。

クラウド同期することで、ノートを一元管理できます。これは、今お話しした感じで大きなメリットです。

ただ、他にもメリットと感じていることはあります。

  • メモを無くさない。
  • 文字が読める。(自分が書いた文字を後で読めないということがない)
  • 検索できる。
  • カテゴライズできる。
  • かさばらない。
  • マークダウン記法が可能。
  • 環境にやさしい。

書き出してみると結構ありますね。

ちなみに、、完全にインクのペンを使わなくなったかというとそういうわけではないです。

先ほど話したように、打ち合わせ時に、資料を紙で配られることはありますからね。
自分から積極的に、紙の資料を配布することはありませんが、もし紙で配られることがある場合は、その資料に直接メモを書き加えることもあるので、3色ボールペンは持ち歩くようにしています。
話ずれてすみません、ちなみに持っているボールペンはこれです。
ジェットストリーム 3色ボールペン SXE3-800
これの書き味が最高です。

クラウド保存で自分の記憶容量を拡張する感じ。

iPhone、iPad、Macbook(スマホ、タブレット、PC)を持ってない方。
買いましょう。これら3つは正直現代の三種の神器と言っても過言ではないです。

そして、紙って邪魔、メモの活用がうまくできないという方。
まずは、ノートやメモを保存する場所をクラウドにします。

無くさない、探せるのが何よりのファーストステップです。

ノートをクラウドに集約することで、データ管理の観点からも様々なメリットがあります。

人間が覚えておけることなんてたかが知れてます。クラウドに保存したノートを自分自身の外部記憶装置として、活用出来ると良いのではないかなぁと。

以上でーす。