会議の議事録をNotionにまとめるメリット６つ。

2022年06月12日 2022年06月13日

たぐ（https://twitter.com/tagtaz74）と申します。
東京のWeb制作会社でプロデューサーをしています。

会議の議事録はNotionで一箇所にまとめるべき。

今回の結論ですが、会議の議事録は一箇所にまとめて管理しましょう。

ということです。以上。 PCのメモアプリ、手書きノート、音声録音、色々やり方はあると思いますが情報のデータベースアプリ「Notion」を使うことをおすすめします。

議事録をどこで記録するかは決めておきましょう。

決めていないと、書いた議事録はただ書いただけになちがち。

後で振り返ろうにも、「あれ？どこに書いったっけ？」というところのスタートになってしまいます。

会議の際にPCがあるのは（ほぼ）当たり前だと思います。

であれば、そのPCを使わない手はありません。会議単位でページを作っておいて、会議の度にページを作るだけです。そうすれば後で、会議を実施した時系列順に勝手にソートされます。

一箇所にまとめられるというのは大きなメリットです。

「検索できる」のはデジタルならではのメリットです。

タグでの絞り込み、フリーワードでの検索などが使えます。

一方、手書きノートだとどうでしょう。

探すことそのものに多大な時間を取られてしまいます。

Notionでノートに定義するプロパティを決めておくことで、必要な記録が漏れることを予防できます。私の場合、以下のものをプロパティとして定義しています。

あまり多くしすぎると逆に柔軟性がなくなるので、このくらいが現実的なところだと思います。作成日時と最終更新日時は、Notionが勝手に反映してくれます。実施日と作成日時はほぼ一致するのですが、まれにそうならないことがあるので、実施日は一応独自のプロパティとして作っています。

Notionはただ、テキストをまとめるだけではなく、様々なフォーマットの要素を埋め込み表示できます。会議の議事録で使う事が多い埋め込み用としては以下のようなものです。

これらの要素は、ただURLとして表示させるだけではなく、

が可能です。参考情報を認識しやすく便利です。

個別の議事録ページのリンクを作成出来るので、例えばTo Doリストのアプリケーションに個別議事録ページへのリンクを貼っておく、ということが出来ます。

会議の後ってだいたい担当者に新たなタスクが発生するものです。その重要タスクをTo Doリストに入れたりすると思うのですが、「競合調査10社」ってタスクを登録したとして、、そこに、その話の元になった会議の議事録のリンクを貼っておければ、後でその経緯を追いやすいので便利です。

私の場合、ToDoリストもNotionで作成しているので、会議の記録と、会議を踏まえてやるべきことをNotion上で一元管理出来ているってことになります。

これは人によるかもなので、なんともですが、Notionはデジタルなので、書いたテキストが後でちゃんと読める、というのは私にとっては大きなメリットです。

つまり（威張って言うことじゃないけど）手書きの文字が汚すぎて後で読めない、ということがないわけです。「あれ？これなんて書いたっけ。。。」意外と重要なところが読めなかったりすると結構なストレスです。

今回は「会議の議事録はNotionで一箇所にまとめるべき。」というお話でした。

結構会議をやった後に、

そういうことが曖昧だなぁって感じることが多いです。

議事録をうまく取ることでそのあたりも漏れを少なく出来るし、会議そのものをより有意義なものにも出来ると思います。

余談ですが、私はNotionで内容をまとめる際に「リスト」と「リストのインデント」を多用します。そうすることで冗長な表現をなくし、情報のまとまりが明確になります。