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webディレクターがBacklogを便利に活用するために意識・注意すべきポイント。

2020年06月19日 2021年08月24日

今日はプロジェクト管理ツールBacklogについて書いてみる。
Backlogは、制作業務等を進めるにあたって関係者がやるべきタスクを明確化し、予定通り進めるために活用されるオンラインツール。

プロジェクト管理ツールBacklogを使うメリット。

Web制作会社の多くはこのツールのを取り入れているはず。
やるべきことは「課題(タスクとも言い換えられる)」という単位で分けられ、それぞれの「課題」の中で、メッセージをやり取りし、完了に持っていく。
最初にやるべきで課題を予めリストアップし、それらがすべて完了すればプロジェクトそのものが完了するというのが基本的な使い方。
このツールを導入することで得られるメリットは、大きく3つ。

  1. やるべきタスクを一元管理できる。
  2. 情報を一元管理できる(ファイルや議事録含め)
  3. 関係者全員が共通認識を持てる。

旧来のメールだと、「やるべきことが複数混在した1つのメール」でやりとりが行われ、ステータスが不明なまま忘れ去られたり、伝えるべき情報が伝わらなかったり、担当者不明のまま忘れられたり。
そういたことが、高い頻度で起こっていたが、このようなツールの利用をすることで起きにくくなった。

陥りがち。Backlog利用における落とし穴。

ただ、Backlogの利用そのものに注意すべきポイントがある。
使い方にり、薬にもなり、毒にもなり、、というのは感じているところ。
よくあるものを挙げると・・・

  1. 課題が乱立し、どれが優生タスクかわからないまま放置される。
  2. 「課題名」があいまいで誰もタスクとして認識せず放置される。
  3. 運用ルールが曖昧で担当者不在のまま放置される。
  4. 「社内用」、「クライアント用」、「社内+パートナー会社用」といったBacklogの管理上のプロジェクトが多くなり、やりとりが膨大になる。

※「4」について、少し補足
プロジェクト管理ツールを使う場合、なるべく1つのプロジェクトで完結できるのが望ましいが、情報共有可能範囲の制限や、クライアントには見せる必要がない情報もあるので、プロジェクトを分けることが多い。

解決法

結構どれも起こりがち。対応としては次のようなものを挙げる。大きく2つあると思う。

  1. 課題管理責任者を決める
  2. クライアントにして欲しいことに特化する

「課題管理責任者を決める」メリット

Backlogの利用に精通した課題管理マスターを立て、「課題を立てるのはこの人」と決める。
通常は進行管理を司るWebディレクターが担当することがほとんどで、
課題の粒度を揃え、数を絞る、また、取り組むべき課題の優先度を明確にし、期限超過した課題んについて適切なアクションを促すようなマネジメントが求められる。
プロジェクト管理ツールは、関係者全員が課題も作れるし、コメントも書けるので、煩雑になりがち。
プロジェクト管理という観点では、プロジェクト全体を俯瞰した上で、コントロールする役割を担う人が必要なのだが、実際そこをきちんとコントロールしきれているディレクターが少ないことも現実。

「クライアントにして欲しいことに特化する」メリット

プロジェクト管理ツールを使う場合、なるべく1つのプロジェクトで完結できるのが望ましい。
しかし、情報共有可能範囲の制限や、クライアントに見せるべきではないノイズになる情報もあるので、Backlogの管理上のプロジェクトは複数作ることが多い。
上記に記載の通り「社内用」、「クライアント用」、「社内+パートナー会社用」といったもの。
その中のクライアントとやりとりするプロジェクトで管理するのは、「クライアントに対応してもらうタスク管理」に絞り、自社の課題は含めない方が良い。
もちろん、クライアントに課題を完了してもらうためには、自社よりクライアントに情報提示しないといけないので、自分・自社が関係ないという話ではない。
なぜ、そのような視点が必要かというと、

  1. クライアントは忙しい。そのプロジェクトだけに関わっている訳ではない。
  2. 何をするか、いつまでにするか、が明確でないとクライアントはアクションしないしできないしわからない。

から。
これは大規模案件や、システムが絡む案件などでは特に要望されること。

まとめ

整理して伝えるというのは、ディレクターの必要スキルだが、それは設計やデザイン、SEOとかそういうアウトプットに限る話ではなく、プロジェクトマネジメントにおいても当てはまる話だということをWebディレクターの方々には強く伝えたいです。